Balance Âgée Clients
La balance âgée liste toutes les factures clients ayant un solde impayé, ventilées par ancienneté du retard par rapport à leur date d’échéance. Elle vous permet d’identifier rapidement les créances à risque, de visualiser votre exposition client et d’envoyer des relances de paiement directement depuis le rapport.
Champ « Arrêté au »
Section intitulée « Champ « Arrêté au » »Le champ Arrêté au détermine la date de référence du calcul. Par défaut, il est positionné sur la date du jour.
En modifiant cette date, vous pouvez reconstituer la balance telle qu’elle était à une date passée : seuls les paiements antérieurs à la date choisie sont pris en compte ; les règlements postérieurs sont ignorés.
Cas d’usage typique : renseigner la date de clôture d’un exercice pour obtenir la balance exacte à cette date.
Indicateurs Clés (KPI)
Section intitulée « Indicateurs Clés (KPI) »Quatre indicateurs sont affichés en haut de la page :
- Total dû : montant global des créances impayées, avec le nombre de clients concernés
- À l’heure : montant des factures non échues (tranche « Non échu »)
- En retard : montant cumulé de toutes les tranches de retard
- Risque élevé > 30 j : montant en retard de plus de 30 jours (tranches 31-60, 61-90 et > 90 j)
Chaque indicateur affiche également le pourcentage du total dû que représente son montant. Les montants sont exprimés dans la devise de la société (avec conversion automatique pour les factures multi-devises).
Graphiques de Répartition
Section intitulée « Graphiques de Répartition »Deux graphiques complètent les indicateurs :
- Répartition par ancienneté : barre proportionnelle colorée montrant la ventilation de vos créances entre les cinq tranches (Non échu → > 90 j). Verte pour les créances saines, rouge pour les créances critiques.
- Répartition par devise : visible uniquement si votre portefeuille contient des factures en plusieurs devises. Indique la part de chaque devise dans votre encours total.
Tranches d’Ancienneté
Section intitulée « Tranches d’Ancienneté »Chaque facture impayée est classée dans l’une des cinq tranches suivantes :
| Tranche | Définition |
|---|---|
| Non échu | Échéance non encore atteinte à la date arrêtée |
| 1 – 30 jours | De 1 à 30 jours de retard |
| 31 – 60 jours | De 31 à 60 jours de retard |
| 61 – 90 jours | De 61 à 90 jours de retard |
| > 90 jours | Plus de 90 jours de retard |
Tableau d’Exposition Client
Section intitulée « Tableau d’Exposition Client »La section Exposition client & ancienneté présente une ligne de synthèse par client, avec le solde dû réparti dans chaque tranche.
Filtrer par niveau de risque : utilisez les filtres en haut du tableau pour n’afficher que les clients d’un profil donné.
- Tous : vue complète
- Sains : aucune facture en retard significatif
- Attention : retard entre 1 et 90 jours
- Critiques : factures en retard de plus de 90 jours
Colonne Risque : chaque client se voit attribuer un badge de risque (Sain / Attention / Critique) calculé automatiquement selon son ancienneté.
Détail des Factures par Client
Section intitulée « Détail des Factures par Client »Cliquez sur une ligne client pour l’étendre et afficher le détail de toutes ses factures impayées :
- Numéro de facture
- Date d’émission
- Date d’échéance
- Solde restant dû
- Nombre de jours de retard (badge rouge) ou statut « Courant »
Un bouton Relance groupée dans le panneau de détail permet d’envoyer une relance couvrant toutes les factures ouvertes du client.
Envoyer un Rappel de Paiement
Section intitulée « Envoyer un Rappel de Paiement »Chaque ligne client dispose d’un bouton d’action :
- Envoyer un rappel — pour les clients en retard modéré (1 à 90 jours) : envoie un email de relance courtois.
- Escalader — pour les clients en risque critique (> 90 jours) : envoie un email d’escalade marqué URGENT.
Fonctionnement du dialog de relance :
- Cliquez sur Envoyer un rappel ou Escalader sur la ligne du client concerné.
- La boîte de dialogue affiche l’email du client, l’objet et le corps du message pré-remplis.
- Modifiez l’objet et le contenu si nécessaire.
- Cochez M’envoyer une copie pour recevoir le même email en copie.
- Cliquez sur Envoyer.
L’email inclut automatiquement la liste des factures impayées du client et, si le client dispose d’un portail client, un lien vers son espace en ligne.
Rappel depuis la Liste des Factures
Section intitulée « Rappel depuis la Liste des Factures »Les factures en retard dans la liste des factures disposent également d’une action Envoyer un rappel. Cela envoie une relance pour cette facture spécifique sans passer par le rapport de balance âgée.
Configurer les Modèles d’Email de Relance
Section intitulée « Configurer les Modèles d’Email de Relance »L’objet et le corps des emails de relance sont pré-remplis avec des valeurs par défaut. Pour les personnaliser :
- Allez dans Réglages → Réglages des emails.
- Renseignez les champs Objet du rappel de paiement et Corps du rappel de paiement.
- Enregistrez. Les nouveaux modèles seront utilisés pour toutes les relances futures.
Gestion Multi-Devises
Section intitulée « Gestion Multi-Devises »Chaque facture reste affichée dans sa devise d’origine. Les sous-totaux par devise vous permettent de suivre vos créances devise par devise. Le grand total en bas du tableau propose une conversion dans la devise de la société pour une vision consolidée.
Remarque : La balance âgée fournisseurs n’est pas encore disponible dans cette version.
Bonnes Pratiques
Section intitulée « Bonnes Pratiques »- Consultez la balance âgée chaque semaine pour anticiper les relances clients
- Utilisez le filtre Critiques pour traiter en priorité les clients à 90+ jours
- Priorisez les actions de recouvrement sur les créances en tranche > 90 jours via le bouton Escalader
- Personnalisez vos modèles d’email dans Réglages → Réglages des emails pour un message professionnel à votre image
- Utilisez le champ « Arrêté au » pour préparer vos bilans de fin de période
Dépannage
Section intitulée « Dépannage »Aucune créance n’apparaît dans le tableau
- Vérifiez que vous disposez d’un abonnement Pro ou Premium actif
- Assurez-vous qu’il existe des factures clients avec un solde impayé positif
- Vérifiez la date « Arrêté au » : si elle est antérieure à toutes les dates d’émission des factures, la balance sera vide
Les montants des indicateurs diffèrent du tableau
- Les indicateurs sont toujours exprimés dans la devise de la société (conversion automatique)
- Le tableau conserve les montants dans la devise d’origine de chaque facture
Une facture partiellement payée apparaît dans la balance
- Seul le solde restant dû est affiché, pas le montant total de la facture
- Un paiement partiel réduit le solde affiché mais ne retire pas la facture du tableau tant qu’un montant reste dû
L’email de relance n’est pas envoyé
- Vérifiez que l’adresse email du client est renseignée dans sa fiche client
- Assurez-vous que votre adresse email d’envoi est validée dans les réglages de la société
Besoin d’aide ? Contactez notre support technique.