ميزان الأعمار — المستحقات
يعرض ميزان الأعمار جميع فواتير العملاء التي تحتوي على رصيد غير مدفوع، مصنّفةً حسب مدة التأخر عن تاريخ الاستحقاق. يتيح لك تحديد الديون المعرّضة للخطر بسرعة، ورؤية انكشافك تجاه كل عميل، وإرسال رسائل تذكير بالدفع مباشرةً من التقرير.
حقل « محرَّر في »
Section titled “حقل « محرَّر في »”يحدد حقل محرَّر في التاريخ المرجعي للحساب. يكون افتراضياً تاريخ اليوم.
بتغيير هذا التاريخ يمكنك إعادة بناء الميزان كما كان في تاريخ مضى: تُؤخذ بعين الاعتبار فقط المدفوعات التي سبقت التاريخ المختار، وتُستبعد المدفوعات اللاحقة له.
حالة استخدام نموذجية: أدخل تاريخ إقفال الفترة للحصول على الميزان الدقيق في ذلك التاريخ.
المؤشرات الرئيسية (KPI)
Section titled “المؤشرات الرئيسية (KPI)”تُعرض أربعة مؤشرات في أعلى الصفحة:
- إجمالي المستحق: مجموع المستحقات غير المدفوعة مع عدد العملاء المعنيين
- في الوقت المحدد: مبلغ الفواتير التي لم يحل موعد استحقاقها (شريحة “لم يحلّ موعدها”)
- متأخرة: المبلغ الإجمالي لجميع شرائح التأخر
- خطر مرتفع > 30 ي: المبلغ المتأخر أكثر من 30 يوماً (شرائح 31-60 و61-90 وأكثر من 90)
تُظهر كل مؤشر أيضاً النسبة المئوية التي يمثلها المبلغ من إجمالي المستحق. تُعبَّر المبالغ بـعملة الشركة (مع التحويل التلقائي للفواتير متعددة العملات).
مخططات التوزيع
Section titled “مخططات التوزيع”يُكمل المؤشراتِ مخططان بيانيان:
- توزيع الأعمار: شريط ملوّن ومتناسب يُظهر توزيع مستحقاتك على الشرائح الخمس (لم يحلّ موعدها ← أكثر من 90 يوماً). الأخضر للديون السليمة، والأحمر للديون الحرجة.
- توزيع العملات: يظهر فقط عند وجود فواتير بعملات متعددة، ويُبيّن حصة كل عملة من إجمالي رصيدك المستحق.
شرائح الأعمار
Section titled “شرائح الأعمار”تُصنَّف كل فاتورة غير مدفوعة في إحدى الشرائح الخمس التالية:
| الشريحة | التعريف |
|---|---|
| لم يحلّ موعدها | تاريخ الاستحقاق لم يبلغ بعد في تاريخ المرجع |
| 1 – 30 يوماً | من 1 إلى 30 يوماً تأخراً |
| 31 – 60 يوماً | من 31 إلى 60 يوماً تأخراً |
| 61 – 90 يوماً | من 61 إلى 90 يوماً تأخراً |
| أكثر من 90 يوماً | تأخر أكثر من 90 يوماً |
جدول انكشاف العملاء
Section titled “جدول انكشاف العملاء”يعرض قسم انكشاف العميل والأعمار سطراً ملخّصاً لكل عميل مع توزيع الرصيد المستحق على كل شريحة.
التصفية حسب مستوى الخطر: استخدم المرشحات في أعلى الجدول لعرض العملاء حسب ملف المخاطر.
- الكل: عرض شامل
- سليمون: لا توجد مبالغ متأخرة بصورة ملحوظة
- تحذير: تأخر بين 1 و90 يوماً
- حرجون: فواتير متأخرة أكثر من 90 يوماً
عمود الخطر: يُمنح كل عميل تلقائياً شارة خطر (سليم / تحذير / حرج) بناءً على ملف أعماره.
تفاصيل الفواتير لكل عميل
Section titled “تفاصيل الفواتير لكل عميل”انقر على سطر العميل لتوسيعه وعرض جميع فواتيره غير المدفوعة:
- رقم الفاتورة
- تاريخ الإصدار
- تاريخ الاستحقاق
- الرصيد المتبقي
- عدد أيام التأخر (شارة حمراء) أو حالة “جارٍ”
يتيح زر التذكير الجماعي في لوحة التفاصيل إرسال تذكير واحد يشمل جميع الفواتير المفتوحة للعميل.
إرسال تذكير بالدفع
Section titled “إرسال تذكير بالدفع”يحتوي كل سطر عميل على زر إجراء:
- إرسال تذكير — للعملاء ذوي التأخر المعتدل (1 إلى 90 يوماً): يرسل بريداً إلكترونياً لطيفاً للتذكير بالدفع.
- تصعيد — للعملاء في خطر حرج (أكثر من 90 يوماً): يرسل بريداً إلكترونياً للتصعيد مُصنَّفاً بـ”عاجل”.
كيفية عمل نافذة التذكير:
- انقر على إرسال تذكير أو تصعيد في سطر العميل المعني.
- تعرض النافذة عنوان البريد الإلكتروني للعميل وموضوع الرسالة ومحتواها مُعبَّأةً مسبقاً بقيمك الافتراضية.
- عدّل الموضوع والمحتوى إن لزم.
- ضع علامة على أرسل إليّ نسخة لتلقّي نفس البريد في صندوق الوارد.
- انقر على إرسال.
يتضمن البريد الإلكتروني تلقائياً قائمة الفواتير غير المدفوعة للعميل، وإذا كان العميل يملك وصولاً للبوابة الإلكترونية، فيُضاف رابط لبوابته.
التذكير من قائمة الفواتير
Section titled “التذكير من قائمة الفواتير”الفواتير المتأخرة في قائمة الفواتير تحتوي أيضاً على إجراء إرسال تذكير، مما يُمكّنك من إرسال تذكير لتلك الفاتورة بالذات دون الحاجة للدخول إلى تقرير ميزان الأعمار.
تخصيص قوالب بريد التذكير
Section titled “تخصيص قوالب بريد التذكير”يُعبَّأ موضوع ومحتوى بريد التذكير مسبقاً بقيم افتراضية. لتخصيصها:
- اذهب إلى الإعدادات → إعدادات البريد الإلكتروني.
- أدخل قيماً في حقلَي موضوع تذكير الدفع ومحتوى تذكير الدفع.
- احفظ. ستُستخدم القوالب الجديدة في جميع التذكيرات اللاحقة.
دعم متعدد العملات
Section titled “دعم متعدد العملات”تُعرض كل فاتورة بـعملتها الأصلية. تتيح المجاميع الفرعية حسب العملة متابعة المستحقات عملةً بعملة. يوفر الإجمالي الكبير في أسفل الجدول مبلغاً محوَّلاً إلى عملة الشركة لرؤية موحّدة.
ملاحظة: ميزان أعمار الموردين غير متاح بعد في هذا الإصدار.
أفضل الممارسات
Section titled “أفضل الممارسات”- راجع ميزان الأعمار أسبوعياً للبقاء متقدماً على متابعة العملاء
- استخدم مرشح الحرجون لإعطاء الأولوية للعملاء المتأخرين 90+ يوماً
- اعتمد زر تصعيد لإجراءات التحصيل على المستحقات في شريحة أكثر من 90 يوماً
- خصّص قوالب بريدك في الإعدادات → إعدادات البريد الإلكتروني لرسالة احترافية تعكس هويتك
- استخدم حقل “محرَّر في” لإعداد قوائمك المالية في نهاية الفترة
استكشاف الأخطاء وإصلاحها
Section titled “استكشاف الأخطاء وإصلاحها”لا تظهر أي مستحقات في الجدول
- تأكد من أن لديك اشتراكاً نشطاً Pro أو Premium
- تأكد من وجود فواتير عملاء برصيد متبقٍّ غير مدفوع
- تحقق من تاريخ “محرَّر في”: إذا كان سابقاً لجميع تواريخ إصدار الفواتير، فسيكون الميزان فارغاً
مبالغ المؤشرات تختلف عن الجدول
- تُعرض المؤشرات دائماً بعملة الشركة (مع التحويل التلقائي)
- يحتفظ الجدول بمبالغ كل فاتورة بعملتها الأصلية
فاتورة مدفوعة جزئياً تظهر في الميزان
- يُعرض فقط الرصيد المتبقي غير المدفوع، وليس المبلغ الإجمالي للفاتورة
- الدفعة الجزئية تقلل الرصيد المعروض لكنها لا تزيل الفاتورة من الجدول ما دام ثمة مبلغ مستحق
لم يُرسَل بريد التذكير
- تحقق من أن عنوان البريد الإلكتروني للعميل مُدخَل في ملفه
- تأكد من أن عنوان بريدك الإلكتروني للإرسال مُتحقَّق منه في إعدادات الشركة
تحتاج مساعدة؟ تواصل مع فريق الدعم الفني.